Nytt økonomisystem ved HVO

Det nye økonomisystemet, som m.a. inneheld nytt økonomiprogram (Agresso), interne rutiner og interne instruksar, skal vere operativt per 1.7.98, dersom tidsskjemaet held. Prosjektleiar Edel Vatne Roald har mykje å stri med om dagen, men har enno hovudet over vatnet.

Hovudendringane og bakgrunnen for prosjektet
Sjølve bakgrunnen for prosjektet er at økonomiforvaltninga ved HVO skal tilpassast sentrale rammevilkår:
· Nytt økonomireglement i staten fastsett ved kongeleg resolusjon
· Avtale mellom KUF og Posten SDS (tidlegare Statens Datasentral)om kjøp av AGRESSO økonomisystem for alle statlege høgskular
· Felles mal for økonomimodell utarbeidd og godkjent for alle høgskulane (KUF)

Innan produksjonsstart 1.7.98 skal høgskulen både
1. vere klar til å ta i bruk økonomisystemet AGRESSO
2. overta rekneskapsførarfunksjonen med sjølvstendig ansvar for rapportering til statsrekneskapen
3. knytast til den statlege betalingsformidlinga via avtale med ein bank innanfor den statlege rammeavtalen

Praktiske konsekvensar
Innføringa av systemet vil føre til store endringar i rutinene, først og fremst på personal- og økonomikontoret.

Vi får det sjølvstendige ansvaret for rekneskapsførarfunksjonen etter 1.7.98. KUF har valt rekneskapsførarordning for alle dei statlege høgskulane slik at vi sjølve skal føre rekneskapen på økonomisystemet AGRESSO, medan vi skal inngå avtale med skattefuten om føring av løn. Alle løns- og reisetilvisingar skal sendast til skattefuten for registrering i det “statlege” lønssystemet SLP før utbetaling og seinare dataoverføring til rekneskapssystemet vårt, AGRESSO. Handsamingstida for løns- og reiserekningar vil etter dette verte om lag som tidlegare.

HVO sine mål for prosjektet
Sjølv om dette prosjektet er svært sentralt styrt og måla er klart definerte frå sentralt hald, vil vi også lokalt kome styrka ut av denne prossesen. Samla kan vi oppsummere måla våre slik:
· ta i bruk Agresso økonomisystem
· knyte høgskulen til statens konsernkontoordning
· overta rekneskapsførarfunksjonen
· avvikle skyggerekneskap for økonomistyringa
· betre leiings- og styringsinformasjonen
· betre budsjett- og rekneskapsoppfølginga
· effektivisere og automatisere rutinane
· gi best mogleg støtte for sakshandsamarane

Lokal prosjektgruppe ved HVO:
Leiv Myklebust, leiar
Idar Mjånes
Rigmor Jørgensen
Stig Flåskjer
Prosjektleiar: Edel Vatne Roald

Nye system for opptak- og studieadministrasjon
Også studieadministrasjonen får merke reformiveren. Våren 1998 vil studieadministrasjonen ta i bruk nytt Windows-basert opptakssystem, og i 1999 reknar ein med at arbeidet med å ta i bruk eit heilt nytt studieadministrativt system som er spesielt utvikla for universitet og høgskular.

Lokal lønnskøyring
Departemenetet stoppar ikkje med dette. Meir eller mindre parallelt med innføring av nytt økonomisystem, må høgskulen setje i verk tiltak for å førebu lokal lønnskøyring for over 200 tilsette, noko som vil krevje store ressursar til omstilling, avanserte data-nettverk mellom lokale og nasjonale bankar, ny programvare osv.

Nytt arkivprogram
Arkivleiar Anne Helen Sundalsfoll har drive opplæring for nøkkelpersonar i det nye og digitaliserte arkivsystemet. Det er eit godt system, men enno oppdagar vi feil som er betydelege. Når systemet er fullt ut operativt vil det lette arbeidet og informasjonsgangen for både arkivet og oss andre.


- frå "ifa" og "HVO-nytt" nr. 3/97